Số hóa lưu trữ và quản lý dữ liệu người có công

Cập nhật: 10-11-2018 | 06:51:03

 Bình Dương hiện đang triển khai sắp xếp, bảo trì, lưu trữ và số hóa hồ sơ người có công (NCC), tạo điều kiện thuận lợi quản lý, cũng như tra cứu phục vụ công tác giải quyết chế độ chính sách đối với NCC với cách mạng theo hướng hiện đại, an toàn và chính xác. Để hiểu rõ hơn nội dung này, phóng viên Báo Bình Dương đã có cuộc phỏng vấn bà Nguyễn Ngọc Hằng, Phó Giám đốc Sở Lao động - Thương binh và Xã hội (LĐ-TB&XH).

- Thưa bà, công tác triển khai, lưu trữ và số hóa hồ sơ NCC trên địa bàn tỉnh đang được thực hiện như thế nào?

- Tháng 3-2016, là thời điểm khởi động việc triển khai thực hiện lưu trữ và số hóa hồ sơ NCC. Sở LĐ-TB&XH nhờ đơn vị tư vấn hướng dẫn cách làm, sau đó lên kế hoạch dự trù kinh phí, làm tờ trình xin ý kiến của UBND tỉnh để thực hiện. Quá trình thực hiện được triển khai qua 2 gói thầu là lắp đặt thiết bị số hóa và xây dựng phần mềm để lưu trữ hồ sơ NCC. Năm 2017, sở và nhân viên đơn vị thầu tiến hành biên tập hồ sơ, đánh số thứ tự, sắp xếp theo vần ABC. Hồ sơ được rà soát kỹ lưỡng, sắp xếp sạch đẹp, gọn gàng đúng trình tự đưa vào lưu từng hộp trên giá. Năm 2018 và 2019, sở LĐ- TB&XH sẽ giám sát nhân viên các đơn vị thầu scan, nhập dữ liệu từng bộ hồ sơ để lưu trữ trên hệ thống trong phần mềm.

 

Chuẩn hóa và số hóa dữ liệu hồ sơ NCC sẽ tiết kiệm thời gian tra cứu thông tin. Trong ảnh: Cán bộ Phòng Người có công Sở LĐ-TB&XH đang tra cứu hồ sơ NCC bằng phương pháp thủ công

Phần mềm quản lý dữ liệu hồ sơ NCC có các chức năng sau: Nhận dạng hồ sơ NCC sau khi quét; lưu trữ tài liệu đã số hóa, sử dụng lại thông tin trong tài liệu; trích lọc thông tin trong hồ sơ NCC; phân loại hồ sơ theo từng đối tượng; thống kê hồ sơ theo từng tiêu chí; lưu quy trình nhập-xuất hồ sơ. Phần mềm còn có tính năng tìm kiếm, chèn thông tin vào hồ sơ; quản trị người dùng theo phòng ban, chức năng, nhiệm vụ cụ thể; phân quyền người dùng theo phòng ban; cho phép người dùng tìm kiếm qua mạng; xuất thông tin hồ sơ ra nhiều định dạng chuẩn pdf, jpg...

- Trước đây khi chưa thực hiện lưu trữ số hóa, công tác xác lập hồ sơ, giải quyết chế độ cho NCC có gặp những khó khăn gì, thưa bà?

- Việc lưu trữ hồ sơ NCC từ trước đến nay được thực hiện theo lối thủ công, tức là sau khi hồ sơ được xác lập sẽ được viết phiếu tra cứu, lưu vào kho hồ sơ theo số thứ tự của loại hồ sơ và theo thời gian… Do đó, để khai thác, tổng hợp báo cáo sẽ mất rất nhiều thời gian vì công việc này cũng thực hiện theo lối thủ công. Năm 2011, Bộ LĐ-TB&XH đãtriển khai chương trình Phần mềm quản lýchi trảchếđộcho NCC nhưng vìchỉlà“Phần mền quản lýchi trả” nên không đáp ứng được yêu cầu quản lýtất cảcác loại hồsơ nói chung. Chính vìvậy, phần mềm này chỉđược bộphận Kếhoạch - Tài chính sửdụng đểtheo dõi chi trả, còn lĩnh vực quản lýhồsơ không sửdụng được. Hiện nay, Sở LĐ-TB&XH quản lýtrên 63.000 hồsơ chính sách NCC các loại; các hồ sơ đóđãđược lưu trữ qua rất nhiều năm, đặc biệt làhồsơ liệt sĩ phát sinh từsau 30-4-1975. Theo thời gian hồ sơ quá cũ, bị mờ, rách do chịu sự tác động lớn về thời tiết, khí hậu. Mặt khác, việc tổ chức lưu trữ thủ công rất khó tìm kiếm, dễ thất lạc.

- Với những khó khăn trên, việc tổ chức quản lý hồ sơ NCC một cách khoa học và dựa vào công nghệ thông tin để số hóa hồ sơ NCC là giải pháp tối ưu phải không, thưa bà?

- Đúng vậy, từ những khó khăn trong việc quản lý, lưu trữ hồ sơ mà Sở LĐ-TB&XH đã tiến hành khảo sát, xây dựng phương án báo cáo UBND tỉnh cho xây dựng kho lưu trữ hồ sơ NCC. Việc thực hiện số hóa hồ sơ NCC là đồng bộ dữ liệu NCC về Cơ sở dữ liệu NCC được xây dựng dựa trên đề án “Ứng dụng CNTT tại Sở LĐ-TB&XH giai đoạn 2016-2018” bảo đảm đầy đủ, chính xác và khai thác hiệu quả. Hồ sơ NCC được số hóa, tải và lưu trữ theo định dạng file PDF vào Cơ sở dữ liệu NCC của tỉnh có thể khắc phục được hạn chế trên. Việc làm này tăng tính an toàn cho hồ sơ lưu trữ và hạn chế khai thác trên tài liệu gốc, tăng cường bảo vệ hồ sơ tài liệu NCC, tránh rách nát và thất thoát tài liệu ngoài ý muốn. Phần mềm giúp thực hiện tốt việc cập nhật và theo dõi thông tin đang quản lý về hồ sơ NCC, đồng thời giúp lưu trữ, in ấn, kiểm tra, tìm kiếm, tra cứu khi có nhu cầu và tiện việc theo dõi, báo cáo số liệu chính xác. Phần mềm cung cấp đầy đủ chức năng về thông tin NCC, giúp cho việc quản lý, thụ lý hồ sơ NCC dễ dàng, thuận lợi, qua đó phục vụ công tác giải quyết chính sách nhanh và hiệu quả.

Sau khi số hóa dữ liệu hồ sơ NCC sẽ công bố danh sách hồ sơ NCC lên Cổng thông tin Sở LĐ-TB&XH tỉnh để tiện cho việc tra cứu hồ sơ các đối tượng có liên quan đến NCC. Hồsơ giấy được nộp vào Trung tâm lưu trữcủa tỉnh theo quy định.

- Như vậy, số hóa lưu trữ và quản lý hồ sơ NCC có được coi là bước đột phá của ngành LĐ-TB&XH trong hiện đại hóa nền hành chính, thưa bà?

- Việc sắp xếp, chỉnh lý, lưu trữ và số hóa hồ sơ NCC chính là bước đột phá quan trọng trong quản lý, thực hiện chính sách ưu đãi NCC với cách mạng bằng việc ứng dụng công nghệ thông tin. Qua đó, hướng đến hiện đại hóa nền hành chính của Nhà nước, xu thế của Chính phủ điện tử và thời đại công nghệ 4.0 của thế giới.

Bên cạnh lưu giữ tốt các hồ sơ, việc số hóa dữ liệu hồ sơ NCC còn nhằm giảm thiểu việc tra cứu trực tiếp đối với các loại hồ sơ đặc biệt quan trọng, tình trạng vật lý kém và có tần suất khai thác nhiều, nhằm tiết kiệm thời gian, nhân lực, kinh phí trong việc bảo quản tài liệu hồ sơ; đồng thời nâng tầm trình độ ứng dụng công nghệ thông tin cho cán bộ, nhân viên của ngành LĐ-TB&XH.

Hiện nay, sở đã hoàn tất các thủ tục pháp lý và đang cho tiến hành thực hiện việc chuẩn hóa và số hóa như kế hoạch đã đề ra. Dự kiến hoàn thành trong năm 2019.

- Xin cảm ơn bà!

Bên cạnh việc sắp xếp, bảo trì, lưu trữ và số hóa hồ sơ NCC, trong năm 2018, Sở LĐ-TB&XH còn thực hiện nhiều hoạt động nhằm chăm lo thiết thực đến đời sống vật chất, tinh thần cho NCC. Từ đầu năm 2018 đến nay, sở đã tiếp nhận và giải quyết chế độ chính sách 2.650 hồ sơ các loại (trong đó, ra quyết định hưởng trợ cấp thờ cúng liệt sĩ: 801 trường hợp). Ngoài ra, sở đã tiếp nhận hồ sơ đính chính thông tin về thân nhân liệt sĩ 156 trường hợp; thông tin về mộ liệt sĩ 29 trường hợp… Từ sự quan tâm, chăm lo đó, hiện nay, 99,90% NCC trong tỉnh đều có mức sống ngang bằng hoặc cao hơn mức sống của vùng dân cư nơi cư trú. Trong đó có 1.206 hộ giàu, 2.125 hộ khá, 2.941 hộ có mức sống trung bình và 6 hộ đời sống còn gặp khó khăn.

 

THIÊN LÝ (thực hiện)

Chia sẻ bài viết

LƯU Ý: BDO sẽ biên tập ý kiến của bạn đọc trước khi xuất bản. BDO hoan nghênh những ý kiến khách quan, có tính xây dựng và có quyền không sử dụng những ý kiến cực đoan không phù hợp. Vui lòng gõ tiếng việt có dấu, cám ơn sự đóng góp của bạn đọc.

Gửi file đính kèm không quá 10MB Đính kèm File
Quay lên trên