Sản xuất, kinh doanh trong thời buổi khó khăn: Giải pháp nào để quản lý dòng tiền hiệu quả?

Cập nhật: 12-08-2013 | 00:00:00

Tình hình kinh tế khó khăn, lực cầu đi xuống khiến không ít doanh nghiệp (DN) khó khăn vì không có đầu ra cho sản phẩm, không quay vòng được dòng vốn… Tuy nhiên đây không phải là những khó khăn duy nhất mà các DN gặp phải. Ngay cả các DN ăn nên làm ra cũng căng thẳng không kém trong tình hình hiện nay vì chuyện dòng tiền quay vòng quá chậm, thậm chí bị thất thoát dễ dẫn đến các rủi ro phát sinh khác như chậm thanh toán công nợ, tốn chi phí vay ngân hàng (NH)…  

Đầu ra cho sản phẩm, quyết định việc kinh doanh, sản xuất của DN (ảnh chỉ mang tính minh họa)

Dòng tiền quay vòng chậm

Một DN kinh doanh rất hiệu quả với sản phẩm và dịch vụ được khách hàng đón nhận nồng nhiệt. DN cũng không ngừng mở rộng mạng lưới để tiếp cận với khách hàng tốt hơn. Lợi nhuận hàng tháng trên sổ sách vẫn thấy tăng đều nhưng DN vẫn gặp nhiều khó khăn khi xoay sở trả tiền nguyên vật liệu cho bạn hàng hoặc trả lương cho nhân viên mỗi đợt cuối tháng… Điều này cho thấy, trước nay các DN chỉ mới tập trung việc thúc đẩy bán hàng và tìm kiếm doanh số mà chưa quan tâm nhiều đến việc quản lý tiền sao cho hiệu quả. Áp dụng các giải pháp quản lý dòng tiền hiệu quả không những giúp cho DN tiết giảm được chi phí điều hành, chi phí cơ hội mà còn có thể gia tăng giá trị cho dòng vốn.

Quản lý thu - chi, chuyện nhỏ mà không nhỏ!

Việc quản lý dòng tiền bao gồm hai nội dung chính là quản lý các khoản phải thu và các khoản phải chi. Việc quản lý thu chi tưởng như là việc đơn giản nhưng đối với các DN, đặc biệt là các DN có quy mô lớn với nhiều bạn hàng, nhà cung cấp và phân phối thì việc quản lý thu chi rất phức tạp.

Từ câu chuyện của DN kinh doanh lấy ví dụ ở trên có thể nhận thấy việc quản lý các khoản phải thu cũng không hề đơn giản, nhất là khi công ty mở rộng quy mô, có nhiều chi nhánh, cơ sở hay gia tăng số lượng đại lý mà mỗi chi nhánh, đại lý lại có cơ chế gối đầu, hạn thanh toán khác nhau và sử dụng nhiều NH thanh toán khác nhau. Giả sử một DN có khoảng 100 đại lý thì kế toán công nợ phải gọi điện nhắc từng đại lý hạn thanh toán và sau đó rà soát từng khoản chi trả từ nhiều kênh NH khác nhau để đối chiếu lại công nợ. Đây là một công đoạn vô cùng chi tiết, mất nhiều thời gian và thường xảy ra sai sót. Thế nhưng việc đầu tư một phần mềm chuyên biệt quản lý hệ thống thu chi và đối chiếu công nợ sẽ phải mất một chi phí đáng kể nên phần lớn các kế toán DN đều thực hiện công đoạn này một cách thủ công. Để đáp ứng nhu cầu thiết thực này của các DN, một số NH đã triển khai giới thiệu giải pháp quản lý công nợ dựa trên nền tảng NH điện tử.

Bà Nguyễn Thị Mỹ Hạnh, Giám đốc Phòng Dịch vụ thanh toán và Quản lý tiền mặt toàn cầu của NH HSBC Việt Nam cho biết: “Tiếp xúc với nhiều DN, tôi nhận thấy rõ trong tình hình kinh tế khó khăn như hiện nay thì nhu cầu cấp bách nhất của họ là quản lý các khoản phải thu sao cho hiệu quả nhất. Khi quản lý các khoản phải thu hiệu quả họ sẽ cải thiện được tình hình thanh khoản của công ty và phòng tránh được những rủi ro quá hạn công nợ của các khoản phải chi”. Trên thực tế, NH HSBC Việt Nam đã giới thiệu Giải pháp tích hợp quản lý các khoản phải thu và được các DN đánh giá cao. Giải pháp này không những giúp DN quản lý đồng tiền hiệu quả hơn mà còn giúp DN tiết kiệm đáng kể nhân lực và chi phí cho việc quản lý các khoản phải thu.

Giải pháp tích hợp quản lý các khoản phải thu là gì?

Giải pháp tích hợp quản lý các khoản phải thu thường bao gồm giải pháp Tài khoản Chỉ định (Virtual Account), giải pháp Báo cáo Khoản thu Tổng hợp (Consolidated Collection Reports), giải pháp Thông báo Các khoản thu (Receivables Advising on Deposit) và giải pháp Đối chiếu Công nợ Tự động (Auto Receivables Reconciliation) cùng với cơ chế nhắc nợ trên các khoản phải thu đã và sắp bị quá hạn. Các giải pháp này ứng dụng công nghệ hàng đầu trong công tác thanh toán và quản lý tiền tệ, giúp các DN quản lý các khoản phải thu một cách hiệu quả hơn thông qua việc cải thiện tính minh bạch, rõ ràng của giao dịch cũng như quản lý thông tin về nguồn thu.

Giải pháp Tài khoản Chỉ định nâng cao hiệu quả vận hành và giảm những chi phí phát sinh trong quá trình đối chiếu các khoản thu bằng cách xác định và đính kèm thông tin của người thanh toán cho các khoản thu. Bên cạnh đó, giải pháp Tài khoản Chỉ định còn thu thập dữ liệu cập nhật về tất cả các giao dịch của Tài khoản Chỉ định, đối chiếu thông tin của các khoản thu một cách nhanh chóng, đồng thời tăng cường tính minh bạch và cập nhật các khoản giao dịch ngoại lệ nhờ vào tính năng của dịch vụ Thông báo các khoản phải thu. DN có thể sử dụng các báo cáo chi tiết các khoản thu hàng ngày trong giải pháp Báo cáo Khoản thu Tổng hợp để thực hiện đối chiếu công nợ trực tiếp trên hệ thống quản lý thông tin về ngân sách và hệ thống quản lý tài chính của DN (ERP) hoặc hệ thống kế toán thông qua dịch vụ NH trực tuyến trên toàn cầu của HSBC như HSBCnet hoặc HSBC Connect. Việc đối chiếu công nợ càng trở nên hiệu quả và nhanh chóng hơn khi báo cáo chi tiết các khoản thu có thể được kết xuất bất kỳ thời điểm nào trong ngày.

Sau khi định danh các khoản thu, NH sẽ gửi email hoặc tin nhắn SMS thông báo các khoản thu này đến cho chính chủ DN hoặc người thanh toán. Nhờ việc được thông báo kịp thời các khoản thu, đặc biệt là các khoản tiền lớn, giúp DN sử dụng các khoản tiền này hiệu quả hơn bao giờ hết. Ngoài ra, thời gian liên lạc giữa các phòng ban trong nội bộ công ty, giữa DN và người thanh toán sẽ được giảm thiểu. Bà Nguyễn Thị Mỹ Hạnh chia sẻ thêm: “Đi cùng với giải pháp này, DN có thể chọn lựa để nhắc nợ các khoản phải thu đã chậm thanh toán hoặc các khoản phải thu sắp đến hạn thanh toán. Cơ chế nhắc nợ tự động này không những giúp DN quản lý hiệu quả các khoản thu mà còn giúp người thanh toán chủ động hơn trong việc thực hiện nghĩa vụ thanh toán của mình, giúp người thanh toán tránh được các khoản phạt trả chậm không cần thiết, đồng thời quan hệ của DN với khách hàng được duy trì tốt hơn nữa”.

Các DN tìm kiếm các hợp đồng mang về lợi nhuận đã khó, việc kiểm soát tiền càng khó hơn. Chính vì vậy các DN nên tận dụng các dịch vụ quản lý dòng tiền mà NH đang triển khai nhằm quản trị được rủi ro thanh khoản, luân chuyển dòng tiền hợp lý thay vì phải thực hiện vay nợ NH. Giải pháp Quản lý khoản phải thu tích hợp trên hỗ trợ DN một cái nhìn toàn diện về tình trạng tiền mặt hiện có hàng ngày trong tài khoản, từ đó khách hàng sẽ có kế hoạch sử dụng nguồn tiền một cách hiệu quả hơn và đưa ra các quyết định dựa trên thông tin được cập nhật để tạo ra nhiều cơ hội kinh doanh hơn.

HOÀI ANH

Chia sẻ bài viết

LƯU Ý: BDO sẽ biên tập ý kiến của bạn đọc trước khi xuất bản. BDO hoan nghênh những ý kiến khách quan, có tính xây dựng và có quyền không sử dụng những ý kiến cực đoan không phù hợp. Vui lòng gõ tiếng việt có dấu, cám ơn sự đóng góp của bạn đọc.

Gửi file đính kèm không quá 10MB Đính kèm File
Quay lên trên free html hit counter