Tăng cường sử dụng văn bản điện tử

Cập nhật: 17-07-2014 | 00:00:00

Từ ngày 1-7-2014, tất cả các sở, ban, ngành, huyện, thị, thành phố trên địa bàn tỉnh bắt buộc phải trao đổi, gửi, nhận văn bản điện tử. Đó là chỉ đạo của UBND tỉnh tại Chỉ thị số 14/CT-UBND về việc tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của các cơ quan Nhà nước mới được ban hành…

 

Cán bộ công chức cần tăng cường sử dụng hiệu quả hộp thư điện tử Ảnh: H.VĂN

Chưa quyết liệt

Trung tâm Thông tin điện tử Sở Thông tin và Truyền thông (TT-TT) - đơn vị trực tiếp triển khai và quản lý hệ thống thư điện tử của tỉnh, cho biết đến nay, trung tâm đã cấp hơn 4.000 hộp thư cho cán bộ, công chức (CBCC) các cơ quan chuyên môn trực thuộc UBND tỉnh, UBND huyện, thị, thành phố. Tuy nhiên, trong thời gian qua, số lượng CBCC sử dụng thư điện tử công vụ của tỉnh chỉ chiếm khoảng 40% và chưa thực hiện đầy đủ các quy định, quy chế sử dụng thư điện tử trong hoạt động cơ quan Nhà nước. Nguyên nhân hạn chế trên là do các cơ quan, đơn vị chưa quyết liệt trong việc triển khai ứng dụng công nghệ thông tin trong cải cách thủ tục hành chính, thói quen sử dụng các hộp thư điện tử công cộng được tạo lập miễn phí như gmail, yahoo… trong công việc vẫn còn nhiều. Hơn nữa, theo phản ánh của các sở, ban, ngành, thư điện tử công vụ của tỉnh chưa thu hút được người sử dụng do dung lượng của mỗi hộp thư rất thấp và còn xảy ra tình trạng thư rác gửi vào hộp thư...

Theo ông Phan Thanh Nam, Giám đốc Trung tâm Thông tin điện tử Sở TT-TT, hiện nay hầu hết các hộp thư điện tử đều xảy ra tình trạng thư rác. Thời gian qua, Sở TT-TT đã thực hiện nhiều biện pháp khắc phục tình trạng này nhưng cũng chưa thể ngăn chặn triệt để thư rác vào hệ thống thư điện tử. Nguyên nhân chủ yếu là do danh bạ hộp thư điện tử của tỉnh được đăng tải công khai trên website tỉnh (www. binhduong.gov.vn). Trước tình trạng trên, sở đã có thông báo hủy bỏ đăng tải danh bạ hộp thư điện tử tỉnh trên website tỉnh. Về dung lượng, ông Nam cho rằng, mục đích chính của việc sử dụng hộp thư điện tử tỉnh là để trao đổi, gửi, nhận văn bản phục vụ công việc chuyên môn chứ không phải là nơi lưu trữ thông tin nên dung lượng hộp thư hiện tại là phù hợp.

Cần phát huy hiệu quả từ thư điện tử

Từ thực tế nêu trên, Sở TT-TT tham mưu UBND tỉnh ban hành Chỉ thị số 14/CT-UBND về việc tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của các cơ quan Nhà nước. Sau khi chỉ thị này được ban hành cùng với Quyết định số 17/2014/QĐ- UBND của UBND tỉnh, Sở TT-TT đã quán triệt và triển khai nội dung của các văn bản trên cho lãnh đạo, CBCC các cơ quan Nhà nước trên địa bàn tỉnh. Cụ thể, Sở TT-TT đã tổ chức các lớp tập huấn cho CBCC làm công tác văn thư thuộc các cơ quan trên địa bàn tỉnh. Trong đó, tập trung tập huấn về quy định áp dụng tiêu chuẩn định dạng trong xử lý văn bản điện tử, sử dụng hộp thư công vụ, quy trình xử lý thư điện tử tích hợp với phần mềm quản lý văn bản và lưu hồ sơ công việc; an toàn hộp thư công vụ… Bên cạnh đó, từ 1-7, Sở TT-TT cũng đã hoàn thành việc triển khai xây dựng phần mềm quản lý văn bản cho tất cả các cơ quan Nhà nước trong tỉnh.

Để tiện việc liên hệ cũng như trả lời những kiến nghị của người dân liên quan cụ thể đến các thủ tục, Phòng Kiểm soát thủ tục hành chính thuộc Sở Tư pháp đề nghị người dân khi gửi đơn kiến nghị cần ghi rõ địa chỉ nơi ở, số điện thoại liên lạc và tóm tắt ngắn gọn nội dung cần kiến nghị. Mọi phản ánh, kiến nghị về quy định, thủ tục hành chính xin liên hệ theo địa chỉ: Phòng Kiểm soát thủ tục hành chính, Sở Tư pháp tỉnh Bình Dương; ĐT: (0650) 3.835029; địa chỉ email: kiemsoat. tthc@binhduong.gov.vn

Hiện các sở, ban, ngành đã tổ chức triển khai quán triệt các nội dung yêu cầu của chỉ thị đến CBCC. Trong đó có việc yêu cầu bắt buộc CBCC sử dụng thư điện tử công vụ trong trao đổi, nhận và gửi văn bản, hồ sơ liên quan đến công việc của cơ quan theo quy định; đồng thời tập huấn trong nội bộ cơ quan sử dụng các chức năng của hộp thư và hỗ trợ, hướng dẫn về kỹ thuật cho CBCC triển khai thực hiện. Thống kê sơ bộ của Trung tâm Thông tin điện tử Sở TT-TT, so với trước đây, tỷ lệ CBCC sử dụng hộp thư điện tử tỉnh từ ngày 1-7-2014 đã tăng lên rất nhiều, từ đó tạo được thói quen sử dụng thư điện tử tỉnh trong công việc của CBCC.

Việc sử dụng văn bản điện tử trong các cơ quan Nhà nước trên địa bàn tỉnh sẽ góp phần đẩy mạnh hoạt động cải cách hành chính, khắc phục trì trệ trong công tác quản lý, rút ngắn thời gian xử lý công việc, cải thiện phong cách, hiệu quả phục vụ của cơ quan quản lý nhà nước; đồng thời tạo môi trường làm việc minh bạch, thông thoáng, hiện đại, chuyển từ phương thức làm việc chủ yếu dựa trên giấy sang phương thức làm việc qua mạng với văn bản điện tử thông thường. Trong thời gian tới, Sở TT-TT sẽ phát huy tối đa hiệu quả của phần mềm quản lý văn bản, tạo môi trường làm việc điện tử rộng khắp trên toàn tỉnh, đồng thời có sự trao đổi, thông tin dữ liệu thống nhất giữa các cơ quan hành chính Nhà nước với các cơ quan khối Đảng.

 

 S.TRÀ - M.XUÂN

 

Chia sẻ bài viết

LƯU Ý: BDO sẽ biên tập ý kiến của bạn đọc trước khi xuất bản. BDO hoan nghênh những ý kiến khách quan, có tính xây dựng và có quyền không sử dụng những ý kiến cực đoan không phù hợp. Vui lòng gõ tiếng việt có dấu, cám ơn sự đóng góp của bạn đọc.

Gửi file đính kèm không quá 10MB Đính kèm File
Quay lên trên free html hit counter