Tiến tới những “cuộc họp không giấy”

Lãnh đạo tỉnh và các sở ban ngành ấn nút triển khai thí điểm hệ thống phòng họp không giấy. Ảnh: PHƯƠNG AN

Nhiều giải pháp thông minh

Theo các chuyên gia của VNPT Bình Dương, các tính năng của hệ thống “Phòng họp không giấy” và ứng dụng “Giao việc tức thời - Nhắc việc thông minh” có rất nhiều tiện ích. Theo đó, trước mỗi phiên họp, toàn bộ tài liệu số của cuộc họp được chuẩn bị và chuyển đến các đại biểu để nghiên cứu trước. Trong mỗi phiên họp, các đại biểu có thể truy cập kho tài liệu số chuẩn bị trước phiên họp kết hợp với các công cụ tiện lợi như ghi chú, đánh dấu trực tiếp trên tài liệu và sử dụng các tiện ích như: Đăng ký phát biểu, biểu quyết... Sau các phiên họp, các ý kiến, kết quả biểu quyết, chỉ đạo kết luận trong cuộc họp được tổng hợp và thông tin đến các đơn vị và cá nhân liên quan trong thời gian ngắn nhất trên môi trường mạng.

Với việc ứng dụng “Giao việc tức thời - Nhắc việc thông minh” có tác dụng như là một “thư ký riêng” cho lãnh đạo các cấp, tạo nên quy trình làm việc bài bản. Ứng dụng này có một số tính năng nổi bật như trao đổi, giao việc tức thời, cung cấp môi trường bảo mật để lãnh đạo trao đổi và giao việc cho cá nhân, đơn vị phụ trách; nhắc nhở công việc; quản lý công việc; trợ lý ảo (hỗ trợ báo cáo công việc hàng ngày, tương tác với người dùng để tìm kiếm thông tin)…

Ông Lai Xuân Thành, Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông, cho rằng người dân và doanh nghiệp sẽ là người đồng hành trong tiến trình đổi mới, trong việc xây dựng Bình Dương trở thành đô thị thông minh, thực hiện chính quyền điện tử. Trong đó, mô hình “Phòng họp không giấy” cần được xem xét, chuẩn bị chu đáo, kỹ càng để việc triển khai thực hiện mang lại kết quả khả thi. Điều này sẽ góp phần rút ngắn thời gian xử lý công việc, tiết kiệm chi phí, thân thiện với môi trường, thúc đẩy sự phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh.

Theo ghi nhận, gần đây một số địa phương đã triển khai thực hiện kỳ họp HĐND không giấy. Đặc biệt, kỳ họp lần thứ 7, Quốc hội khóa XIV đã thí điểm ứng dụng phần mềm điện tử cung cấp tài liệu, thông tin cho đại biểu, tiến tới xây dựng Quốc hội điện tử hiện đại, hiệu quả. Mô hình “Phòng họp không giấy” được ứng dụng rộng rãi sẽ giảm văn bản, giấy tờ hành chính trong phòng họp. Toàn bộ quy trình được thực hiện thông qua hệ thống văn bản điện tử, không sử dụng bất cứ văn bản in nào. Trong phiên họp, lãnh đạo và các thành viên trao đổi, tương tác nội dung, thực hiện biểu quyết và kết luận cuộc họp được cập nhật trên hệ thống. Đây là những điểm ưu việt nhằm hướng tới mục tiêu “liêm chính, kiến tạo, hành động” mà Bình Dương quyết tâm xây dựng một bộ máy phi giấy tờ, ít họp hành nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động, tiết kiệm chi phí cho xã hội, người dân, doanh nghiệp.

Ứng dụng rộng rãi

Phát biểu tại lễ công bố triển khai thí điểm hệ thống “Phòng họp không giấy”, ông Trần Thanh Liêm, Phó Bí thư Tỉnh ủy, Chủ tịch UBND tỉnh, cho biết mục tiêu của hệ thống “Phòng họp không giấy” là giúp chuyển phương thức làm việc từ văn bản giấy sang môi trường điện tử hiện đại, minh bạch, giảm thời gian và tăng hiệu quả trong xử lý công việc.

“Phòng họp không giấy” bao gồm chức năng hỗ trợ xử lý công việc của UBND tỉnh từ trước, trong và sau phiên họp; quản lý việc gửi phiếu lấy ý kiến thành viên UBND tỉnh, nhắn tin điện thoại SMS, gửi email thông báo đến các thành viên UBND tỉnh, các thành phần dự họp UBND tỉnh, tự động cảnh báo, nhắc quá hạn cho thành viên UBND tỉnh và bộ phận tham mưu, giúp việc khi có nội dung quá hạn cho ý kiến… Mục tiêu cụ thể của e-Cabinet là giảm thời gian các phiên họp UBND tỉnh, phấn đấu giảm 30% thời gian họp so với trung bình các năm trước. E-cabinet cũng giảm tối đa việc sử dụng văn bản giấy trong các phiên họp UBND tỉnh, phấn đấu đạt mục tiêu phiên họp UBND tỉnh không giấy tờ, sử dụng 100% văn bản điện tử trong các phiên họp UBND tỉnh (trừ văn bản mật).

Ông Trần Thanh Liêm, Chủ tịch UBND tỉnh cho rằng việc thí điểm triển khai Phòng họp không giấy, góp phần hướng tới mục tiêu xây dựng chính quyền điện tử. Và, sắp tới ngoài việc triển khai thí điểm, Chủ tịch UBND tỉnh nhấn mạnh mục tiêu của hệ thống là giúp chuyển phương thức làm việc từ văn bản giấy sang môi trường điện tử, sử dụng văn bản điện tử, tạo môi trường làm việc hiện đại, chuyên nghiệp, minh bạch, hiệu quả, giảm thời gian, tăng tính kịp thời, hiệu quả trong việc xử lý công việc của mình; đồng thời đề nghị các sở, ban, ngành, đoàn thể cần quán triệt tinh thần tiên phong, quyết liệt nhập cuộc, đổi mới mạnh mẽ, nắm vững các thao tác để sử dụng thành thạo hệ thống “Phòng họp không giấy”.

Có thể nói, để thực hiện nền hành chính hạn chế giấy tờ thành công đòi hỏi người đứng đầu phải quyết liệt và phải tạo được sự chuyển biến về nhận thức và hành động đối với đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức. Thói quen làm việc giấy tờ, tư tưởng cục bộ, không muốn chia sẻ dữ liệu thông tin sẽ được khắc phục nếu có quy định và yêu cầu bắt buộc phải chuyển đổi theo cách làm việc mới. Cùng với việc tạo điều kiện về trang thiết bị và nâng cao khả năng ứng dụng của các cơ quan hành chính thì mỗi cán bộ, công chức cần phải hoàn thiện mình như là một mắt xích quan trọng, góp phần làm cho bộ máy vận hành một cách thông suốt, đồng bộ, hiệu quả, góp phần từng bước đưa Bình Dương sớm trở thành chính quyền điện tử của thành phố thông minh Bình Dương.

HỒ VĂN

• Người xây “nhịp cầu” nối ý Đảng - lòng dân (24/04)
• Hội Nông dân phường Chánh Phú Hòa (TX.Bến Cát): Ra mắt chi hội nông dân nghề nghiệp (24/04)
• Ủy ban MTTQ Việt Nam phường Tân Phước Khánh (TP.Tân Uyên): Duy trì nhiều mô hình xây dựng văn minh đô thị (24/04)
• Ngày 24-4-1954: Trận địa của ta vẫn được giữ vững, sân bay vẫn bị quân ta kiểm soát (24/04)
• Bế mạc Phiên họp thứ 32 của Ủy ban Thường vụ Quốc hội (24/04)
• Anh Nguyễn Hoàng Giang giữ chức Chủ tịch Hội Liên hiệp Thanh niên huyện Dầu Tiếng (23/04)
• Trường Chính trị tỉnh và Học viện Cán bộ TP.Hồ Chí Minh: Ký kết hợp tác đào tạo và nghiên cứu khoa học (23/04)
• “Chúng em kể chuyện Bác Hồ” (23/04)