Sở Tài nguyên và Môi trường: Đẩy mạnh số hóa tài liệu, hướng đến Chính phủ điện tử

Cùng với việc kế thừa khối tài liệu từ Sở Địa chính và các bộ phận hợp thành, khối lượng hồ sơ, tài liệu thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường (TN&MT) trải qua 15 năm hoạt động vô cùng lớn. Tài liệu lưu trữ chứa đựng thông tin và giá trị cao về TN&MT đã khẳng định quyền sử dụng đất hợp pháp cho tổ chức và cá nhân.

Hồ sơ thu thập được chỉnh lý một cách khoa học dễ quản lý

Nhiều tính năng vượt trội

Con số thống kê của Trung tâm Công nghệ thông tin - Lưu trữ TN&MT, cho biết Sở TN&MT hiện đã thu thập được hơn 3.000m giá tài liệu, trong đó sắp xếp, chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ 1.692,5m giá tài liệu, tương đương 150.578 đơn vị bảo quản và hơn 40.000 tờ bản đồ các loại tỷ lệ; trong đó phần lớn là hồ sơ chuyên ngành thuộc các lĩnh vực đất đai, đo đạc và bản đồ, tài nguyên nước - khoáng sản - khí tượng thủy văn, môi trường... rất có giá trị. Hàng năm, sở còn phục vụ cung cấp gần 1.000 phiếu yêu cầu của các tổ chức, cá nhân đến nghiên cứu khai thác và sử dụng dữ liệu TN&MT, với tổng số tài liệu được sao chụp hơn 40.000 trang tài liệu lưu trữ.

Để công tác lưu trữ cung cấp, chia sẻ thông tin nhanh chóng, chính xác, đồng thời kéo dài tuổi thọ của tài liệu gốc, Sở TN&MT số hóa hồ sơ tài liệu của ngành, đồng thời xây dựng tích hợp vào phần mềm ứng dụng công nghệ Web-base. Kết quả đã đáp ứng được yêu cầu đặt ra với người sử dụng, tiếp nhận yêu cầu kịp thời, việc quản lý tìm kiếm nhanh, xử lý cung cấp hồ sơ tài liệu qua phần mềm bảo đảm chính xác, kịp thời, tiến tới phục vụ cung cấp trực tuyến cho toàn ngành. Có thể nói, đây là bước đi đầu tiên mang tính chất đột phá cho quá trình hình thành mô hình Chính phủ điện tử, góp phần thiết thực vào công cuộc cải cách hành chính ở địa phương trong hiện tại và tương lai.

So với quy trình phục vụ khai thác sử dụng tài liệu truyền thống để tiếp cận được một tài liệu theo nhu cầu, độc giả phải tiêu tốn nhiều thời gian và thủ tục cho các khâu nghiệp vụ tra tìm mục lục, viết phiếu yêu cầu, trình duyệt phiếu yêu cầu khai thác, chuyển phiếu yêu cầu đến bộ phận bảo quản lấy tài liệu, nhận và nghiên cứu hồ sơ gốc, viết phiếu yêu cầu sao chụp, trình duyệt phiếu yêu cầu sao chụp và chờ đợi nhận tài liệu. Trong khi đó, với việc sử dụng phần mềm “Số hóa tài liệu lưu trữ”, độc giả hoàn toàn có thể đăng ký và tra tìm, yêu cầu khai thác chính xác tài liệu thông qua địa chỉ: http://stnmt.binhduong.gov.vn:8081/qltailieu và đến trụ sở Trung tâm Công nghệ thông tin - Lưu trữ TN&MT để nhận bản sao tài liệu trong một ngày. Theo đó, chi phí và nhân lực để phục vụ khai thác sử dụng tài liệu của độc giả được giảm thiểu đến mức tối đa.

Trao đổi với chúng tôi, Ban Giám đốc Trung tâm Công nghệ thông tin - Lưu trữ TN&MT, nhận định tài liệu đã số hóa được quản lý thông qua phần mềm trên hệ thống máy chủ với nhiều tính năng, như chức năng quản trị, chức năng cập nhật thông tin, chức năng khai thác thông tin, chức năng bảo quản, chức năng thống kê - in ấn... Với nhiều tính năng vượt trội này tích hợp cơ sở dữ liệu vào một phần mềm chung, bảo đảm lưu trữ hồ sơ đầy đủ, không thất lạc, hạn chế tối đa việc khai thác trên bản gốc kéo dài tuổi thọ của tài liệu, nhanh chóng thực hiện các báo cáo, đánh giá tài liệu lưu trữ, kho lưu trữ, phát hiện kịp thời các hồ sơ còn thiếu, hết hạn… để đề xuất, tiến hành xử lý kịp thời; tra cứu và cung cấp thông tin kịp thời, nhanh chóng, chính xác.

Vẫn còn nhiều việc phải làm

Kết quả là vậy, nhưng khối lượng tài liệu được đưa ra số hóa mới đạt tỷ lệ nhỏ so với tổng khối lượng tài liệu mà Trung tâm Công nghệ thông tin - Lưu trữ TN&MT đang quản lý, làm cho công tác quản lý và tổ chức khai thác sử dụng tài liệu thiếu đồng bộ. Chính vì thế, trong thời gian tới, mỗi cán bộ, công chức, viên chức, người lao động Trung tâm Công nghệ thông tin - Lưu trữ TN&MT Sở TN&MT xác định nâng cao năng lực và trình độ chuyên môn, tăng cường công tác tham mưu các văn bản về hoạt động lưu trữ tại địa phương, thường xuyên tuyên truyền, phổ biến, triển khai các văn bản quy phạm pháp luật, các văn bản hướng dẫn về công tác lưu trữ giúp cán bộ công chức, viên chức nhận thức đầy đủ vai trò, tầm quan trọng của công tác lưu trữ để thực hiện đúng theo quy định pháp luật của Nhà nước.

Trung tâm cũng tiếp tục đầu tư cơ sở hạ tầng kỹ thuật nhằm bảo đảm tính bí mật của tài liệu lưu trữ, quan tâm đầu tư, trang bị các phương tiện cần thiết, áp dụng các biện pháp khoa học kỹ thuật để bảo quản an toàn tài liệu và kéo dài tuổi thọ của tài liệu lưu trữ; đồng thời số hóa hồ sơ, tài liệu tích hợp vào phần mềm nhằm phục vụ cho công tác cung cấp thông tin của ngành trên môi trường mạng được nhanh chóng, chính xác và kịp thời hướng tới cung cấp thông tin dịch vụ công mức độ 4.

ĐỖ VĂN HIỂN

• Bắc Bộ và Thủ đô Hà Nội chuyển mưa rét, nhiệt độ giảm xuống 16-18 độ C (26/11)
• Thời tiết đầu tuần: Khu vực Trung Bộ có mưa lớn, Bắc Bộ trời chuyển rét (25/11)
• Khu vực từ Quảng Trị đến Phú Yên cục bộ có mưa to, có nơi trên 200mm (23/11)
• Khu vực Bắc Bộ và Thủ đô Hà Nội nắng hanh, miền Trung mưa lớn (22/11)