“Hộp phiếu hướng dẫn thủ tục tư pháp”: Tạo thuận tiện cho người dân

Với mong muốn tạo thuận lợi cho người dân khi đến làm thủ tục hành chính, anh Đặng Thanh Minh, cán bộ Tư pháp phường Chánh Nghĩa, TP.Thủ Dầu Một luôn tìm tòi nhiều về giải pháp đẩy mạnh cải cách hành chính tại địa phương mình. Đầu năm 2018, mô hình “Hộp phiếu hướng dẫn thủ tục tư pháp” ra đời được xem như một cách làm hay, đem lại hiệu quả thiết thực cho cán bộ phường cũng như người dân trong việc đăng ký thủ tục tư pháp - hộ tịch…

Người dân tìm đọc mẫu Phiếu hướng dẫn thủ tục tư pháp - hộ tịch để chuẩn bị hồ sơ cho đầy đủ

“Người dân không biết, họ mới hỏi mình”

Sau khi tốt nghiệp Khoa Luật trường Đại học Kinh tế TP.HCM, năm 2015, Đặng Thanh Minh (SN 1989) về công tác tại UBND phường Chánh Nghĩa với vai trò là cán bộ Tư pháp - Hộ tịch. Trong quá trình công tác anh luôn muốn tạo thuận lợi cho người dân khi đến làm thủ tục hành chính. Anh luôn tìm hiểu các giải pháp đẩy mạnh cải cách hành chính tại địa phương mình. Những mẫu đơn, văn bản mẫu được Minh đánh máy phần nội dung cần điền và tô bút màu dạ quang để người dân dễ hiểu thay vì để trống và hướng dẫn qua quýt khiến người dân phải hỏi đi hỏi lại nhiều lần.

Với những người lớn tuổi, hạn chế về chữ viết khi điền vào mẫu đơn, Minh nhẹ nhàng hướng dẫn cho đến khi họ hiểu. Minh cho rằng: “Không phải ai đi làm thủ tục hành chính cũng hiểu rõ cách thức điền nội dung cũng như chuẩn bị hồ sơ đầy đủ. Ngay cả cán bộ phường và những người thường xuyên đi làm thủ tục hành chính nhiều khi vẫn phải hỏi cán bộ chuyên trách hướng dẫn thủ tục thì làm sao đòi hỏi người dân biết hết được. Kể cả người nắm luật, đôi khi còn mơ hồ về các thủ tục tư pháp - hộ tịch huống hồ là người dân. Người dân không biết họ mới hỏi, mới cần đến mình…”.

Cũng theo Minh, trong quá trình công tác, nhiều lần gặp người dân khó tính, mặc dù được giải thích nhiều lần nhưng không hiểu hoặc do nôn nóng mau hoàn tất thủ tục mà có lời lẽ bức xúc với cán bộ, tuy nhiên, với những trường hợp này, anh kiên nhẫn giải thích để họ hiểu và thông cảm.

“Hộp phiếu hướng dẫn” và ý tưởng từ một bài báo

Từ thực tế công việc cho thấy, công tác cải cách thủ tục hành chính là cần thiết hơn bao giờ hết. Tuy nhiên, những câu hỏi “cải cách như thế nào?”, “cải cách ra làm sao trong khi mình chỉ là một cán bộ tư pháp của phường?” luôn thường trực trong đầu Minh. Mỗi lần đọc báo, mỗi lần trò chuyện với bạn bè về những cách làm hay, mô hình hay của địa phương này, địa phương kia luôn khiến Minh suy ngẫm. Một lần tình cờ đọc được bài báo “Để giúp các thủ tục hành chính phục vụ dân nhanh hơn, Chính phủ Singapore áp dụng Chatbot” trên mạng, Minh đã rất tâm đắc, anh lưu lại để làm tư liệu. Bài báo cho thấy không chỉ vận hành đất nước bằng API và điện toán đám mây, Chính phủ Singapore còn sử dụng cả Chatbot để hỗ trợ người dân trong các thủ tục hành chính công.

Một lần khác, nghe một người bạn kể về cách thức đăng ký mã số thuế ở Singapore khi người này có dịp đi làm thủ tục, anh suy nghĩ mãi về việc ứng dụng cách thức này vào công việc. Nhiều lần, anh có ý kiến đề xuất ứng dụng phần mềm công nghệ thông tin vào việc đăng ký thủ tục hành chính một cửa để tiết kiệm thời gian cho người dân. Người dân có thể đăng ký qua mạng hoặc qua điện thoại, sau đó đến ngày hẹn sẽ đến trụ sở UBND làm thủ tục. Tuy nhiên, thực tế không phải dễ dàng vì còn phải phụ thuộc nhiều vấn đề nữa. “Ngay trong công tác tư pháp - hộ tịch của mình, tôi muốn trang bị máy tính có kết nối internet để người dân đến đây có thể truy cập cách thức và được hướng dẫn làm thủ tục đăng ký các loại hồ sơ như thế nào. Tuy nhiên không phải người dân nào cũng rành internet. Người lớn tuổi, người không biết chữ sẽ gặp khó khăn”, Minh bộc bạch.

Được sự động viên của bà Bùi Thị Kim Xuân, Chủ tịch UBND phường, Minh đã triển khai ý tưởng “Hộp phiếu hướng dẫn” đặt trên bảng thông báo. Cách làm này tuy đơn giản nhưng lại rất hiệu quả. Những lần Minh và đồng nghiệp bận đi họp, đi tập huấn thì người dân vẫn có thể được hướng dẫn bằng những mẫu giấy nhỏ bằng bàn tay. Mẫu hướng dẫn được soạn với kích thước nhỏ gọn đặt trong 5 hộp giấy tương ứng với 5 loại giấy tờ phổ biến nhất mà người dân thường đi làm gồm: Phiếu hướng dẫn xác nhận tình trạng hôn nhân, Phiếu hướng dẫn đăng ký khai sinh trẻ em, Phiếu hướng dẫn đăng ký lại khai sinh, Phiếu hướng dẫn đăng ký khai tử, Phiếu hướng dẫn đăng ký kết hôn. Với 5 hộp phiếu hướng dẫn được gắn trên bảng thông báo trước cửa phòng làm việc của bộ phận tư pháp - hộ tịch, người dân chỉ cần lấy phiếu xem là có thể biết được loại giấy tờ mình đang làm gồm giấy tờ gì, từ đó chuẩn bị hồ sơ tốt hơn. Mảnh giấy hướng dẫn nhỏ trong lòng bàn tay, người dân có thể bỏ túi đem về nhà để chuẩn bị mà không phải gọi điện, hỏi nhiều lần.

Anh Nguyễn Văn Tài, người dân KP.12, phường Chánh Nghĩa cho biết: “Tôi cho rằng cách làm như vậy của phường Chánh Nghĩa rất tốt, rất thuận tiện cho chúng tôi khi đi làm thủ tục hành chính. Tôi có thể cầm phiếu hướng dẫn này về nhà soạn hồ sơ cho đầy đủ rồi đến phường làm thủ tục đăng ký mà không phải mất công hỏi qua, hỏi lại người này người kia như trước đây. Tôi rất hoan nghênh những ý tưởng thiết thực, có lợi cho người dân như thế này”.

Theo thống kê, mỗi năm có đến 1.000 trường hợp đến UBND phường Chánh Nghĩa đăng ký kết hôn, 500 trường hợp đăng ký khai sinh, trung bình mỗi ngày có khoảng 4 đến 6 trường hợp đến phường làm thủ tục tư pháp - hộ tịch. Bà Bùi Thị Kim Xuân, Chủ tịch UBND phường Chánh Nghĩa là một trong những người đầu tiên ủng hộ cách làm của Minh. Bà Xuân đánh giá: “Với vai trò là Chủ tịch UBND phường, tôi luôn ủng hộ những ý tưởng mới, sáng tạo trong công tác chuyên môn của cán bộ phường. Khi ý tưởng ra đời, Minh có trình lên xin ý kiến của tôi. Nhận thấy ý tưởng này thiết thực cho công tác đăng ký tư pháp - hộ tịch, chúng tôi đã góp ý thêm vài điểm để cách làm này có hiệu quả hơn”.

TÂM TRANG