Đưa ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ dữ liệu tài nguyên và môi trường: Thực trạng và giải pháp

Trên cơ sở hợp nhất Sở Địa chính với các tổ chức thực hiện chức năng quản lý nhà nước về tài nguyên nước, tài nguyên khoáng sản, môi trường thuộc Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, Sở Công nghiệp, Sở Khoa học và Công nghệ, Sở Tài nguyên và Môi trường (TN&MT) là một sở đa ngành đa lĩnh vực tham mưu, giúp UBND cấp tỉnh quản lý nhà nước về TN&MT…

 Với khối lượng hồ sơ, tài liệu lớn, Kho Lưu trữ Sở TN&MT đã đáp ứng yêu cầu phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh

 Với khối lượng hồ sơ, tài liệu lớn, dữ liệu TN&MTcó giá trị phục vụ cho hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử, giải quyết tranh chấp đất đai, là nguồn tài liệu khẳng định quyền sử dụng đất hợp pháp cho tổ chức và cá nhân. Với mục tiêu quản lý tập trung, thống nhất và khai thác có hiệu quả tài liệu lưu trữ, Sở TN&MT đã thực hiện đạt được nhiều kết quả nhất định. Hồ sơ, tài liệu lưu trữ đã được khai thác, sử dụng mang lại hiệu quả kinh tế - xã hội đối với lĩnh vực ngành quản lý.

Cụ thể, công tác tham mưu ban hành văn bản và cải cách thủ tục hành chính đã dần kiện toàn, tham mưu trình cấp có thẩm quyền ban hành các văn bản về công tác lưu trữ nhằm hoàn thiện cơ sở pháp lý trong quản lý lưu trữ; đồng thời triển khai thực hiện hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 vào hoạt động quản lý trong công tác lưu trữ. Việc cung cấp thông tin về TN&MT tuân thủ đúng thủ tục hành chính với kết quả 100% hồ sơ đúng hạn.

Kết quả sở đã thu thập hơn 2.000m giá tài liệu, trong đó đã sắp xếp, chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ 1.449,5m giá tài liệu, tương đương 76.578 đơn vị bảo quản và hơn 40.000 tờ bản đồ các loại tỷ lệ; trong đó phần lớn là hồ sơ chuyên ngành thuộc các lĩnh vực đất đai, đo đạc và bản đồ, tài nguyên nước - khoáng sản - khí tượng thủy văn, môi trường... rất có giá trị. Hàng năm, sở đã cung cấp hơn 1.000 phiếu yêu cầu của các tổ chức, cá nhân đến nghiên cứu khai thác và sử dụng dữ liệu tài nguyên và môi trường, với tổng số tài liệu được sao chụp hơn 40.000 trang tài liệu lưu trữ.

Để đáp ứng yêu cầu công tác lưu trữ thời kỳ công nghiệp hóa, hiện đại hóa, cung cấp, chia sẻ thông tin một cách nhanh chóng, chính xác, đồng thời kéo dài tuổi thọ của tài liệu gốc, Sở TN&MT đã đưa việc ứng dụng công nghệ thông tin để xây dựng cơ sở dữ liệu số kho lưu trữ.

Theo đó, sở đã có kế hoạch số hóa hồ sơ tài liệu của ngành, đồng thời xây dựng tích hợp vào phần mềm ứng dụng công nghệ Web-base. Đây là công nghệ hiện đại có thể tích hợp được vào hệ thống Website, Cổng thông tin điện tử hay hệ thống Chính phủ điện tử và khai thác trên mạng internet. Với đầy đủ các tính năng đăng nhập thông tin dữ liệu, phân cấp, phân quyền người được truy cập và sử dụng khai thác... Kết quả này đã đáp ứng được yêu cầu đặt ra với người sử dụng, tiếp nhận yêu cầu kịp thời, việc quản lý tìm kiếm nhanh, xử lý cung cấp hồ sơ tài liệu qua phần mền bảo đảm chính xác, kịp thời, tiến tới phục vụ cung cấp trực tuyến cho toàn ngành.

Kết quả đạt được là vậy, nhưng vẫn còn một số hạn chế trong quá trình thực hiện. Cơ sở vật chất và kinh phí đầu tư chưa đáp ứng được yêu cầu, cụ thể như kho lưu trữ chưa đáp ứng tiêu chuẩn theo quy định, lượng tài liệu tồn đọng, tích đống còn nhiều chưa được phân loại, chỉnh lý khoa học. Công tác lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan ở nhiều phòng, đơn vị chưa thực hiện đúng theo quy định về thời gian giao nộp, thành phần tài liệu giao nộp, do vậy gây khó khăn trong công tác cung cấp thông tin. Chất lượng và số lượng hồ sơ, tài liệu hiện lưu tại lưu trữ cơ quan chưa bảo đảm tốt theo quy định hiện hành. Nhiều tài liệu hiện đang lưu là bản photocopy, thành phần hồ sơ không đầy đủ (hồ sơ đất đai, thanh tra, bản đăng ký đạt tiêu chuẩn môi trường 2003 về trước) rất khó khăn trong quá trình phục vụ cung cấp khai thác thông tin.

Thấy được những hạn chế đó, lãnh đạo Sở TN&MT đã đề ra giải pháp đó là các thủ trưởng đơn vị cần tăng cường công tác tuyên truyền, phổ biến, triển khai các văn bản quy phạm pháp luật, các văn bản hướng dẫn về công tác lưu trữ giúp cán bộ công chức, viên chức nhận thức đầy đủ vai trò, tầm quan trọng của công tác lưu trữ để thực hiện đúng theo quy định pháp luật của Nhà nước; quy định trách nhiệm của cán bộ, công chức, viên chức trong việc lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan coi đây là tiêu chí để bình xét thi đua hàng năm.

Về phía Trung tâm Công nghệ Thông tin Lưu trữ TN&MT nên thường xuyên tham mưu rà soát, điều chỉnh ban hành các văn bản pháp luật nhằm cụ thể hóa các chính sách, thủ tục áp dụng tại địa phương liên quan đến công tác lưu trữ; quan tâm đầu tư, trang bị các phương tiện cần thiết, áp dụng các biện pháp khoa học kỹ thuật để bảo quản an toàn tài liệu và kéo dài tuổi thọ của tài liệu lưu trữ, chú ý đến công tác phòng chống cháy, nổ và phòng chống lụt, bão, nấm, mốc…, tổ chức đưa ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ để quản lý, tiếp tục số hóa tài liệu lưu trữ và sử dụng tài liệu lưu trữ khoa học, hiện đại đáp ứng kịp thời tiến trình phát triển hiện nay.

 VĂN HIỂN

• Tập huấn các quy định của pháp luật về bảo vệ môi trường (21/06)
• Huyện Phú Giáo: Rà soát, bổ sung kế hoạch ứng phó kịp thời trong trường hợp xảy ra thiên tai (18/06)
• Khu phố Hòa Lân 2, phường Thuận Giao, TP.Thuận An: Ra quân trồng cây xanh, bảo vệ môi trường sinh thái (18/06)
• Xã Phú An, TP.Bến Cát: Tổ chức chương trình đổi rác thải nhựa lấy nhu yếu phẩm (12/06)
• TP.Thủ Dầu Một: Phát động tặng và trồng vườn cây ăn trái các loại (10/06)
• Xã hội hóa thực hiện hoa viên chuyên đề “Cây cẩm lai” (09/06)
• Nỗ lực đẩy nhanh tiến độ các công trình chống ngập (08/06)
• TP.Bến Cát: Khảo sát tình hình thực hiện thu gom rác thải sinh hoạt (08/06)