Bàn về nâng cao chất lượng cuộc họp
Cán bộ, công chức Nhà nước là những người từng trải qua rất nhiều cuộc họp, thế nhưng, không phải cuộc họp nào cũng thực sự bổ ích, phát huy trí tuệ tập thể và tạo sự đồng thuận cao. Có những cuộc họp về tính chất rất quan trọng, thường được gọi tên hội thảo hay hội nghị đóng góp ý kiến, tuy nhiên, hiệu quả mang lại không như mong muốn. Nguyên nhân là do bước chuẩn bị chưa chu đáo, tài liệu liên quan cập nhật quá vội, chỉ được phát cho các thành viên khi cuộc họp bắt đầu, nên ở trên đọc, ở dưới cũng vừa đọc, vừa nghe.
Nếu để đánh giá thực chất về nâng cao chất lượng các cuộc họp, có lẽ chúng ta cần có cuộc điều tra, khảo sát để biết sự lãng phí của các cuộc họp không chất lượng. Chắc chắn con số này sẽ không nhỏ. Giả sử cuộc họp ở cơ quan hay trong tỉnh, đơn vị tính sự lãng phí đó là thời gian dành cho công việc chuyên môn. Còn nếu cuộc họp ở khu vực vài trăm người tham gia, xăng xe, tiền đi lại cũng tốn đến hàng chục triệu đồng; còn họp cấp Nhà nước con số đó gồm tiền vé máy bay, tiền lưu trú sẽ lên đến hàng trăm triệu đồng.
Những năm gần đây, các cấp chính quyền cũng như các ngành đã tính toán, góp phần nâng cao chất lượng các cuộc họp, giảm bớt những cuộc họp không cần thiết. Trong chương trình điều hành của Chính phủ, hệ thống Chính phủ điện tử đã điều hành từ Chính phủ cho tới lãnh đạo của các tỉnh, thành và các bộ, ngành bằng các cuộc họp trực tuyến. Theo đó, một số ngành cũng đã thực hiện và đem lại hiệu quả đáng kể. Làm được việc này, các ngành, các địa phương đã giảm rất nhiều cuộc họp từng cấp, từng ngành. Bởi cùng một lúc, thông qua hệ thống mạng, nhiều nơi có thể tiếp nhận tất cả văn bản pháp quy như luật, nghị định, các văn bản của Chính phủ, của bộ, ngành, của UBND cấp tỉnh, cấp huyện... Nhờ vậy, nên không phải tốn kém thời gian và chi phí dự họp.
Hiện nay, các cấp, các ngành đã và đang “thực hành tiết kiệm, chống lãng phí” bằng các chương trình hành động cụ thể. Làm được điều đó, người đứng đầu cơ quan, đơn vị cần phải nghiên cứu kỹ khi tổ chức cuộc họp. Các yếu tố được xác định đầu tiên đó là bước chuẩn bị cuộc họp phải thực sự chu đáo. Kế đến là tổ chức cuộc họp nhằm thu thập thêm các ý tưởng, quyết định bổ sung các vấn đề do yêu cầu của cuộc họp đặt ra. Người chủ trì cuộc họp phải lượng trước các tình huống có thể phát sinh trong cuộc họp để chuẩn bị các giải pháp xử lý kiên quyết và hướng cuộc họp vào trọng tâm các vấn đề chính cần giải quyết.
Người được mời dự họp phải luôn nhận thức việc lắng nghe, chất vấn, phản biện tại cuộc họp là quyền, nghĩa vụ và trách nhiệm của mình, từ đó có thái độ đúng mực, bên cạnh chuẩn bị tốt các ý kiến khi được mời tham gia. Các cơ quan chủ quản cũng phải kiên quyết giảm những cuộc họp không cần thiết bằng cách lồng ghép các cuộc họp với nhau ở cùng một đối tượng và thời gian, để tránh tình trạng phải nghe lại nhiều lần cùng một nội dung trong những cuộc họp khác nhau.
Hưởng ứng và thực hiện nghiêm túc Nghị quyết 11 của Chính phủ, thiết nghĩ bên cạnh tiết kiệm về tài sản, điện, nước và nhiều thứ khác, nâng cao chất lượng các cuộc họp cũng là vấn đề cần bàn; trong đó chúng ta nên đưa ra thật nhiều biện pháp mà việc giảm bớt, tiến tới loại bỏ các cuộc họp không chất lượng là rất cần thiết. Bởi, thay vì sử dụng thời gian cuộc họp đó cho các công việc chuyên môn hay việc khác chẳng hạn, thì chắc chắn nhiều giá trị gấp bội lần sẽ được tạo ra cho cơ quan, đơn vị và cho xã hội của chúng ta.
Mai HUY
